Входящее письмо – это официальное сообщение, направленное в организацию от клиента, партнера или другого отправителя. Правильное оформление такого письма помогает быстрее получить ответ и решить вопрос.
Содержание
Основные элементы входящего письма
Деловое письмо должно содержать обязательные реквизиты:
- Шапка с указанием отправителя и получателя
- Дата составления
- Регистрационный номер (если требуется)
- Тема письма
- Обращение к адресату
- Основной текст
- Подпись и контактные данные
- Приложения (при наличии)
Правила составления текста письма
Структура текста
Основная часть письма должна быть четко структурирована:
- Введение с указанием причины обращения
- Подробное изложение сути вопроса
- Конкретный запрос или предложение
- Вежливое завершение
Стиль изложения
| Рекомендуется | Не рекомендуется |
| Официально-деловой стиль | Разговорные выражения |
| Краткость и конкретность | Многословность |
| Факты и аргументы | Эмоциональные оценки |
Особенности оформления
Электронные письма
- Используйте читаемый шрифт (Arial, Times New Roman)
- Размер шрифта 10-12 pt
- Выделяйте абзацы пустыми строками
- Важные моменты можно выделить жирным
Бумажные письма
- Официальный бланк организации
- Поля не менее 2 см со всех сторон
- Печать и подпись ответственного лица
- Конверт с правильным адресом
Важные нюансы:
При отправке коммерческого предложения или жалобы особенно важно указывать полные реквизиты организации-отправителя. Юридические письма требуют регистрации исходящего номера.
Образец входящего письма
ООО "Компания-отправитель"
123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1
тел. +7 (495) 123-45-67
Генеральному директору
ООО "Компания-получатель"
Иванову И.И.
№ 45 от 15.03.2023
Уважаемый Иван Иванович,
Обращаемся к Вам с предложением о сотрудничестве в области поставки офисной мебели. Наша компания готова предоставить специальные условия для постоянных партнеров.
Просим рассмотреть возможность заключения договора и сообщить о вашем решении до 30.03.2023.
С уважением,
Петров П.П.
Менеджер по продажам
тел. +7 (495) 765-43-21
